Útmutató a német üzleti találkozó etikettjéhez

A német üzleti gyakorlatok gyakran különböznek a más országokban alkalmazott gyakorlatoktól, ezért fontos, hogy tisztában legyen ezekkel a potenciális ügyfelekkel vagy üzleti partnerekkel való kapcsolattartás során.

Végigvezetjük és segítjük Önt a legmegfelelőbb megközelítéssel, hogy megfelelő tudással rendelkezzen amikor arról van szó, hogy miként lehet a legjobban viselkedni a német ügyfelekkel fenntartott üzleti kapcsolatokban. Az alábbiakban néhány, általánosan alkalmazható magatartási kódexet talál. Felhívjuk figyelmét, hogy ezeket átfogó útmutatónak kell tekinteni. Nyugodtan forduljon hozzánk, hogy pontosabb tanácsokat kapjon!

A megszólítás formája

A németek nagyon megszállottak a megszólítással kapcsolatban. Míg más országokban, például az Egyesült Államokban, furcsának tűnhet, ha valakit PhD titulussal szólítanak meg, Németországban ez abszolút gyakorlatias és jó módszer. Így a helyes megszólítás nekik a „Mr./Mrs. Dr. [családi név]“.

És fordítva, feltétlenül közölje saját pozícióját vagy titulusát. Ez elősegíti a tekintély felépítését és a későbbi üzleti interakció hangjának megteremtését. Ha nem beszél németül, tolmács minőségben is eljárhatunk, ha szükséges, hogy megmutassuk a szakmaiságát és megkönnyítsük a kommunikációt.

Nincs általános szabály, hogy az emberek hogyan szólítják meg egymást munkakörnyezetben. Bár néhány üzleti találkozó nagyon formális lehet, részt vehet a kevésbé formális üzleti találkozókon is Németországban. Általános tanácsunk, amelyet ügyfeleinknek adunk, hogy inkább formálisnak kell lennie az elején, ha nem biztos benne, hogy mi a helyzet és a környezet. Onnan mindig könnyebb váltani a kevésbé formálisra.

Kommunikáció e-mailben és telefonon

Az üzleti e-mailek megfelelő hangvétele Németországban nagyban különbözik más országok, például az Egyesült Államok szokásaitól. Minden, a németországi üzleti kapcsolattartónak írt e-mailt formális stílusban kell írni. Ez különösen azt jelenti, hogy tartalmaznia kell a megfelelő megszólítási formát (pl. „ Dear Mr. XY”), valamint egy üdvözlő mondattal kell kiegészíteni a végét (pl. „ Best regards”). Nem megfelelő az e-mailt megfelelő megszólítás nélkül vagy a csak nevén nevezve indítani. A németországi üzleti e-mailek másik szabványa, hogy mindig tartalmazzon egy e-mail aláírást. A megfelelő aláírásnak feltétlenül tartalmaznia kell teljes nevét, megnevezését, beosztását, cégnevét, elérhetőségét.

Ne feledje, hogy a németeknek gyakran több időbe telik, hogy válaszoljanak, de végül széles körű választ kap érvényesített információkkal és/vagy átgondolt döntéssel, attól függően, hogy melyik a helyzet. Sok német üzletember kedveli az ilyen típusú kommunikációt a gyors e-mail váltás helyett.

Általánosságban elmondható, hogy nem csak felvenni kell a telefont, és bármikor felhívni az ügyfelet, hanem ehelyett egyeztessen velük időpontot (vagy az asszisztensükön keresztül) egy telefonhíváshoz. Soha ne hívja otthon a német üzleti partnerét, kivéve, ha sürgősségi helyzet áll fenn.

Pontosság

A pontosság különösen fontos, és pozitív dolognak tekintik Németországban. Mindig legyen pontos, ha üzleti találkozókról van szó. Hívja fel azt a személyt, akivel találkozik, ha több mint 10 percet késik egy személyes találkozóról. Ha egy német üzleti kapcsolattartóval telefonhívást egyeztet le, célszerű rövid e-mailt küldeni a személynek még akkor is, ha csak 5 percet késik. Vegye figyelembe, hogy a pontosság hiánya az üzleti kapcsolatba kerülhet Németországban, ezért tegye prioritássá, hogy sose késsen el ezekről a találkozókról. És ha kivételesen mégis késik: tudassa velük a lehető leghamarabb. Ugyanez vonatkozik arra az esetre is, ha esetleg teljes egészében le kell mondania egy találkozót.

Ugyanígy fontos az információk, termékek, javaslatok stb. időben történő kézbesítése az ügyfelek számára.

Üzleti találkozó gyakorlatok

Németországban az a szokásos üzleti találkozó gyakorlat, hogy egy találkozó előtt elkészítik a napirendet. Általában azt javasoljuk, hogy készítsen jegyzeteket, és ezeket ossza meg a partnereivel a találkozón egy köszönömmel együtt, azért, hogy találkoztak Önnek. Érdemes megtenni azt a további lépést, hogy lenyűgözze a német üzletemberek a találkozó strukturált és alapos megközelítésével. Noha vannak olyan helyzetek, amikor ez a szabály nem alkalmazandó. Ha egy étteremben ebéd céljából találkozik egy ügyfelével, akkor ez a helyzet nem teszi lehetővé a jegyzetek készítését. Ha tanácsra van szüksége egy adott esethez, örömmel segítünk Önnek!

Egyes esetekben azt tanácsoljuk ügyfeleinknek, hogy biztosítsák kapcsolattartóik számára bizonyos vonatkozó dokumentumok német fordítását. Lehet, hogy erre nincs szükség, de az ügyfelek ilyen módon történő meglepése néha megéri! A BDG tanácsot adhat Önnek ebben, és a fordításban is segíthet.

Dress code

Mint a világ más országaiban is, rendkívül fontos, hogy megfelelő öltözékkel rendelkezzen, amikor üzleti találkozókon vagy eseményeken vesz részt. Nincs általános tanács a németországi üzleti találkozók megfelelő öltözködési kódjának meghatározására, mivel ez nagyon különféle tényezőktől függ. A Berlin-Mitte-ben egy fiatal és funky közönséggel találkozhat, míg Münchenben a legfinomabb nyakkendőre lehet szükség! Ismerjük a német kultúrát és üzleti etikettet, és örömmel tanácsot adunk Önnek ebben a kérdésben!

Találkozó stílusa

A németek gyakran tartózkodónak és barátságtalannak tűnnek a külföldiek számára, amíg jobban meg nem ismerik őket (és néha még akkor is). Ne legyen ingerült, ha bármilyen tartózkodást érez – ez nem feltétlenül rossz jel! Legyen tudatában a kulturális különbségeknek. A németek általában tartózkodóbbak, és a figyelmük gyakran az üzleti vállalkozásokra irányul. Van egy olyan tendencia is, hogy egy találkozón gyorsan a pontos üzleti témákkal kezdenek.

Kerülje a túlzásokat és a nagyon nyomatékos beszélgetéseket/stratégiákat, ezeket sértőnek tekinthetik.

Előadások

Az írásbeli vagy szóbeli előadásoknak konkrétnak, tényszerűnek, technikainak és realisztikusnak kell lenniük. Lehet, hogy nem feltétlenül szükséges, de egy szép gesztus, hogy a prezentáció kinyomtatott példányát mindenki megkapja a találkozón. Ezt tegye meg az előadás megkezdése előtt, hogy a közönség jegyzeteket készíthessen rajta.

Egyéb üzleti anyagokat, például jelentések/tájékoztatók/stb., tényekkel, ábrákkal, táblázatokkal és grafikonokkal kell kiegészíteni. Feltétlenül szükséges a megfelelő elrendezéssel ellátott, strukturált bemutató készítése. Segíthetünk ebben.

Névjegykártya

Angol nyelvű névjegykártyák elfogadhatók. Általában üzleti találkozó elején cserélik őket, amikor az üzleti partnerekkel leül az asztalhoz. Ezt nem rejtett módon kell megtenni. Kerülje el egyfajta japán kezelést és nagy kézmozdulatot a névjegykártya átadásáról. A németek nem szoktak hozzá ehhez a viselkedéshez, és ez valószínűleg kényelmetlenséget okoz nekik.

Ajándékok

Az ajándékokat általában üzleti találkozókon nem cserélnek, de a kis ajándékok megfelelőek lehetnek a tárgyalások sikeres lezárásakor.

Ha valaki otthonába meghívják, mindig hozzon egy kis ajándékot a háziasszonynak. Nagy parti esetén, küldjön virágot a parti előtt vagy másnap.

Üzleti ebéd és vacsora

Lehetséges, de ritka, hogy reggelire találkozzon üzleti partnerével. A német üzletemberek általában az üzleti ebédet részesítik előnyben. Más német üzleti magatartási kódex előírhatja, hogy ne folytasson üzleti tárgyalásokat az üzleti ebéd során, hanem társadalmi beszélgetést tartson. Valójában ez általában nem érvényes szabály. Azt tanácsoljuk, hogy legyen érzékeny arra, hogy milyen típusú beszélgetést igényel a helyzet.

Általánosságban elmondható, hogy ha kifejezetten üzleti partnerével találkozik ebédre, akkor logikusan az üzletet fogja megbeszélni ebéd közben vagy után. Ha egy egésznapos találkozón vesz részt egy ügyféllel, és együtt mennek ebédelni, akkor az más történet. Ez lesz a lehetősége arra, hogy személyes szinten kapcsolatba lépjen üzleti partnerével. Ne feledje, hogy ne legyen túl személyes, a németek tartózkodóak és szeretnek távolságot tartani személyes és szakmai életük között.

Vacsorapartinál ne felejtse el, hogy ne igyon addig, amíg a házigazda nem mondott tósztot és ivott, ezután mindenki más is szívesen fog inni. Ugyanez vonatkozik egy üzleti vacsorára egy étteremben. A házastársak általában nem vesznek részt az üzleti vacsorán, kivéve ha ezt kifejezetten közölték.

A Guten Appetit-t étkezés előtt mondják, és azt jelenti: „Jó étvágyat”. Ezzel a házigazda azt mondja, hogy “kezdjen hozzá kérem”. A vendégek úgy válaszolhatnak, hogy „Danke. Guten Appetit”. Természetesen rendben van az is, ha angolul válaszol – de ha úgy érzi, hogy németül is el tudja mondani, ez egy barátságos kis gesztus lehet a német ügyfelei felé.

Ebédnél vagy vacsoránál: minden étkezés közben tartsa a kezét az asztalon – ne az ölében. Ügyeljen arra, hogy a ne könyököljön az asztalra.

A német éttermekben a dohányzás általában nem engedélyezett. Bár vannak olyan helyek, ahol kifejezetten megengedett a dohányzás. A dohányzás megengedett lehet az étterem külső területein is. Mindenesetre ne dohányozzon, amíg a vacsora nem fejeződik be, és a kávét fel nem szolgálják. Kérjen engedélyt a találkozó partnereitől, hogy dohányozhat-e.

Üzleti tranzakciók

A döntéshozatal gyakran lassú, minden tény alapos elemzésével. A döntéseket gyakran informálisan vitatják meg, és a döntéseket általában a találkozók előtt hozzák meg egyetértéssel a találkozón várhatóan konszenzus helyett.
A németek nem jól kezelik a váratlan dolgokat. A tervek óvatosak tartalék pozíciókkal, a vészhelyzeti tervekkel és az átfogó cselekvési lépésekkel.