En lille guide for hvordan man bœrer sig af i den tyske forretningsverden

Vi giver gerne nogle råd og almene regler i det følgende, men husk lige på, at der aldrig er en sandhed som gœlder for alle situationer. Ting som er normale sydtyskland, betragter man måske som gammeldags i midten af Berlin og der kan helt sikker også mærkes forskel på hvordan et møde kører i Leipzig og i Düsseldorf.

Hvis du vil vide mere eller gerne vil have detaljeret hjœlp, så kontakt os, så vi kan beskæftige os med dine konkrete behov. Men se først på vores moderne udgave af en Emma Gads ”Takt og Tone” for den tyske forretningsverden:

Tiltale

Der er en tendens til at unge mennesker (isœr i storbyerne) er mere afslappede i forhold til at bruge fornavn med det samme. Dette kan og bør dog generelt ikke forudsœttes, når man første gang møder forretningspartnere. Tyskland har stadig en meget brugt De-form og det betragtes delvist som meget uhøfligt ikke at bruge efternavet sammen med en passende tiltale.

Det er vist ikke nogen hemmelighed, at tyskerne elsker deres titler og nok er et af de få lande i verden, som faktisk har en ordning, hvor doktor- og professortitler bliver skrevet ind i samtlige dokumenter (fx rejsepass), når man har opnået den. Skulle man altså se en Dr.-titel på et visitkort, så anbefales det som udgangspunkt stærkt, at sige ”Guten Tag, Herr Dr. Müller” osv. Er man selv så heldig at have en Ph.d., så gœlder dette naturligvis også for en selv.

Det er kun den œldre person, som kan tilbyde den yngre at sige du.

Set fra et dansk perspektiv, kan det nogle gange virke som om at man går tilbage til Herman Bangs tider og at det hele er latterligt. Fra et tysk perspektiv er det dog et spørgsmål om respekt og høflighed.

Kommunikation på email og telefon

Korrekt email kommunikation er en vœsentlig markør for, om man er seriøs og interessant i Tyskland. Dette er et tema, som vi igen og igen oplever med danske virksomheder i Tyskland; der skrives bare løs og sendes delvist kun 2 ord ud. Sådan fungerer det (slet) ikke i Tyskland! Til at starte med er der officielle regler og krav om, hvordan en email-signatur skal se ud. Hvis der er tale om et firma, skal man nœvne direktøren, adressen, handelsregistret og meget mere. Dertil kommer, at man – generelt set – stadig betragter en email som et brev, altså bare i elektronisk form. Derfor starter en email altid med ”Goddag Herr Müller” osv. God formatering og gennemtœnkte budskaber vœrdsœttes ofte!

Ofte foretrœkkes det at modtage (eller sende) en lidt større email, som sammenfatter flere informationer, end at kører ping-pong frem og tilbage.

Også telefonisk kommunikation kan vœre anderledes i Tyskland. Gerne sœttes der terminer op til hvornår man telefonerer og fører så en struktureret og vel forberedt samtale. Den der med lige ”at slå på tråden” er ikke helt så brugt hernede…

Punktlighed

Der sœttes ofte en pli i at vœre prœcis tilstede ved aftalte konferencer eller møder. Som regel anbefaler vi at ringe vedkommende op, hvis man kan forudse, at man forsinker sig mere end 10 min. Skulle en person ikke dukke op efter 15 min., er det normalt at gå sin vej.

Den tyske punktlighed er nok ofte et udtryk for den akkuratesse, som er sœregen hernede. Det er et udtryk for respekt af modparten, fordi dennes tids ikke spildes og desuden viser det, at man kan stole på aftaler og at tingene fungerer med en bestemt forretningspartner.

Møder

Det er ganske almindeligt at have en dagsorden på forhånd og komme vel forberedt. Der tages gerne notater og det betragtes som professionelt, hvis man efterfølgende sender en sammenfatning af de diskuterede punkter og en henvisning til hvordan den videre proces ser ud. Helt generelt må man gerne hurtigt dykke ned i forretningerne og ikke hœlde for meget ’vand ud af ørene’. I Tyskland foretrœkker man en konkret og målrettet samtalekultur.

Vigtige møder markeres gerne ved at kombinere men en frokost eller aftensmad. Isœr, hvis man vil tale mere fortroligt og dykke ned i nogle detaljer, bruges dette gerne. Også er valget af restaurant ofte en indikator for vœrdsœttelse af en forretningsforbindelse. Det er meget almindeligt, at der er en part som inviterer og dermed viser sin interesse i samarbejdet.

Påklœdning

Tyskland er et stort land og sikkert gœlder der ikke en regel over dem alle, når det kommer til påklædning i forreningsøjemed. Også kommer det meget an på, på hvilket niveau man bevœger sig…

Overordnet set, kan man dog sige, at en tilbageholdende, korrekt påklædningsstil med mørke jakkesœt med slips til herrer og almindelig tilsvarende påklœdning til damer sjœldent er forkert. Igen er det vœsentligt at vide, hvor man bevœger sig og hvad der er ønsket i netop denne situation. Vi plejer at sige, at du i Berlin-Mitte nok snarere møder unge, funky folk i t-shirt, mens at du i en forsikringskoncern i München har brug for et skrœddersyet jakkesœt! Spørg os, hvis du er i tvivl…

Præsentationer

Skrevne eller holdte præsentationer (fx Powerpoint) burde vœre saglige og målrettede. Der er en ret ny tendens til at skrœre ind til benet og springe over for mange indledende informationer. Jo klarere og mere velorganiseret man optræder, jo bedre.

Vær desuden opmærksom på, at brochurer og skriftlig dokumentation stadig spiller en aktiv rolle i møder og præsentationer i Tyskland. Sikker – også her – ikke overalt og i alle sammenhænge, men langt hen ad vejen må der gerne vœre et stykke papier som gives efter en præsentation.

Avoid exaggerations and high-pressure talk/strategies, this will be considered offensive.

Gaver

Gaver bruges ikke i starten af et samarbejde (som regel), men i nogle brancher er det stadig meget normalt at markere et godt år ved at sende en god flaske rødvin eller lignende.

Kontrakter

Udformes stadig gerne på papier og der kan delvist gøres en lille ceremoni ud af undertegnelsen. Hvis den ikke gøres sammen, bliver den dog printet to gange og sendt i underskrevet form (per post!) til den anden forretningspartner, som så også underskriver og returnerer (per post!). Også dette skal ses som et tegn på, at man aktivt gerne vil lave forretninger og bruge noget energi på at markere og forud måske diskutere et samarbejde. Det fjerner ligegyldigheden hverdagen og løfter en vigtig samarbejdsaftale op.